Een persoon configureren in CIAW

Stap 1: Ga naar Personen in CIAW ✔️

Navigeer naar:

CIAW > Configuratie > Personen

Klik bovenaan op Toevoegen om het venster Nieuwe persoon te openen.
De configuratie is verdeeld over meerdere bladzijden. Afhankelijk van de gekozen oplossing kunnen bepaalde velden ontbreken.

Stap 2: Bladzijde Eigenschappen invullen ✔️

Ondernemingsnummer

Selecteer een bestaand btw-nummer uit de lijst
Ontbreekt het nummer? Klik op Toevoegen en volg het artikel Hoe een btw-nummer toevoegen?

Type

Kies één van de twee opties:

Rijksregisternummer
Limosa nummer

➡️ De gekozen optie bepaalt welke vervolgvelden zichtbaar zijn.

Korte code

Wordt automatisch toegekend bij het opslaan
Uniek en niet bewerkbaar
Kan gebruikt worden voor identificatie in bepaalde oplossingen

Rijksregisternummer (indien gekozen)

Geef het rijksregisternummer in
Tussenliggende tekens (. en -) zijn niet nodig
Fouten worden gecontroleerd bij opslaan

Limosa nummer (indien gekozen)

Geef het limosanummer in
Fouten worden gecontroleerd bij opslaan

Naam

Noteer voor- en familienaam
Wordt gebruikt in overzichten en registraties

Code

Interne, unieke code binnen je platform
Kan gebruikt worden voor identificatie

RegistratieGSM

Wordt gebruikt voor registratie via gsm
Bestaand nummer selecteren of nieuw nummer toevoegen
Ondersteunde formaten:
- +324…
- 00324…
- 04…
Foute ingave geeft een foutmelding

Feedback

Bepaal of feedback per sms wordt verzonden:
- bij elke registratie
- bij fouten
- bij specifieke fouten
Wordt verzonden naar het nummer in RegistratieGSM
Individueel aan/uit te schakelen

Link

Koppelt de persoon aan een gebruiker in de tijdregistratie
Hierdoor ook gekoppeld aan de gebruikte badge

Personeel type

Eigen personeel
Ander personeel (bv. onderaannemers)

Info

Vrij intern informatieveld

Stap 3: Extra velden bij Limosa nummer ✔️

Indien Type = Limosa nummer, verschijnen bijkomende velden:

Einddatum

Vervaldatum van het limosa-document
Kan gebruikt worden i.c.m. wachtbuffer
- lege vervaldatum
- vervallen limosa

A1 document

Upload het A1-document via het upload-icoon

A1 vervaldatum

Vervaldatum van het A1-document
Kan verplicht worden via wachtbufferconfiguratie

Visa vervaldatum

Vervaldatum van het visum

Geboortedatum

Niet verplicht, maar essentieel voor QR-code
Bij opslaan:
- QR-code wordt aangemaakt
- Geboortedatum kan niet meer gewijzigd worden

Stap 4: Opties onderaan de fiche ✔️

Goedkeuring vereist

Indien wachtbuffer actief is:
- registraties van externe personen moeten manueel goedgekeurd worden

Meldingsplichtig

Aangevinkt (standaard): registraties worden doorgestuurd naar RSZ
Uitgevinkt: registraties niet doorgestuurd
→ zichtbaar met speciaal icoon

Inactief

Geen registraties meer doorgestuurd naar RSZ
Nieuwe registraties geven een foutmelding
Bij nieuw limosa-document:
- oude persoon wordt inactief
- nieuwe persoon wordt aangemaakt

Aangemaakt op

Datum en tijdstip van creatie
Automatisch ingevuld, niet bewerkbaar

Stap 5: Bladzijde Badges ✔️

Indien de CIAW-registratie niet met dezelfde badge gebeurt als tijdregistratie:

Badge toevoegen

Ga naar de bladzijde Badges
Klik op Toevoegen
Selecteer de gewenste badge
Bevestig met Ok

Badge verwijderen (bij uit dienst)

Selecteer het aanvinkvakje links van het badgenummer
Klik op Verwijderen
Bevestig met Ok

Belangrijke aandachtspunten ❗

Type (Rijksregister vs. Limosa) bepaalt de volledige configuratie
Geboortedatum kan niet gewijzigd worden na opslaan
Limosa- en A1-datums zijn cruciaal voor correcte RSZ-meldingen
Inactieve personen blijven historisch bewaard

SEO-samenvatting 🔍

Met personen configureren in CIAW leg je correcte gegevens vast voor aanwezigheidsregistratie en RSZ-meldingen. Afhankelijk van Rijksregister of Limosa vul je specifieke velden in, koppel je badges en bepaal je meldings- en goedkeuringsinstellingen.