Overslaan naar inhoud
Nederlands
Inloggen
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

👤 Nieuwe medewerker configureren in IntelliTracer

Wanneer een nieuwe medewerker start, moet deze correct worden toegevoegd in IntelliTracer. 📍 Hoewel er veel velden beschikbaar zijn, zijn onderstaande instellingen essentieel voor elke badge-gebruiker. Dit zorgt voor correcte tijdsregistratie, rapportering en beheer.

Introductie 📘

In deze handleiding vind je een duidelijk stappenplan om een nieuwe medewerker aan te maken in IntelliTracer. Je leert welke velden verplicht zijn, waar je badges koppelt en hoe je basisinstellingen zoals tijdbeheer en gebruikersgroepen configureert. ✔️

1. Ga naar de gebruikerslijst 📁

  • Ga naar: Config > Gebruikers > Lijst

  • Klik bovenaan op Toevoegen
    De velden zijn verdeeld over meerdere pagina’s in het linker menu.

2. Vul de vereiste gegevens in 📝

Algemene informatie

Veld Beschrijving
Naam Voer de naam van de gebruiker in.
Code Neem de code over die het Sociaal Secretariaat heeft toegekend (indien van toepassing).
Code werkgever Vul de werkgeverscode in volgens de vereisten van het Sociaal Secretariaat of de leverancier.

3. Badges koppelen 🎫

Koppel hier de badge aan de gebruiker.

  • Klik bovenaan op +Toevoegen

  • Selecteer het badgenummer dat je wilt toekennen aan de gebruiker.

4. Gebruikergroepen 📌

Indien je werkt met gebruikergroepen:

  • Selecteer de groepen waartoe deze gebruiker behoort.
    Dit kan invloed hebben op rapporten, rechten en workflows.

5. Adresgegevens 🏠

Voer het thuisadres van de medewerker in indien dit nodig is voor:

  • Berekening sociaal abonnement

  • Woon/werkverkeerberekeningen binnen IntelliTracer

🔍 Adres correct invoeren (aanbevolen methode)

Om fouten te vermijden, volg je best deze werkwijze:

  1. Geef een deel van de straatnaam in (bijvoorbeeld de eerste woorden).

  2. Vul de postcode in.

  3. Klik op Adres zoeken.

  4. Je krijgt een popup met voorgestelde adressen.

  5. Selecteer het juiste adres uit de lijst.

  6. Vul vervolgens het huisnummer in.

  7. Klik opnieuw op Adres zoeken om het adres volledig te valideren.

Dit zorgt dat IntelliTracer het adres correct herkent en koppelt aan de juiste locatie.

6. Tijdsbeheer ⏱️

Veld Beschrijving
Standaard dagprogramma Koppel het standaard dagprogramma dat van toepassing is op deze medewerker.
Mobiliteitsdag uitrekenen Schakel deze optie in als IntelliTracer het kilometertotaal moet bijhouden om te bepalen of de medewerker recht heeft op een mobiliteitsdag.

7. Beheerdersrechten 👥

Hier zie je welke gebruikers (met login) deze nieuwe medewerker kunnen selecteren en zijn/haar tikkingen kunnen bekijken.

Belangrijk:

  • Om deze lijst aan te passen, moet je de medewerker toevoegen bij de toegelaten resources van de betreffende beheerder.

  • Meer informatie vind je in het artikel: Hoe ken ik rechten op resources en gebruikers toe.

Alternatief via resourcegroepen

✔ Je kunt beheerders individueel toewijzen.
✔ Maar eenvoudiger is:

  • Voeg de medewerker toe aan een resourcegroep

  • Alle gebruikers met rechten op die groep krijgen automatisch toegang tot deze medewerker.

Belangrijke aandachtspunten ❗

  • Voeg een medewerker altijd volledig toe vóór je een badge koppelt.

  • Zorg dat het interne dagprogramma juist is ingesteld om foutieve tikkingen te vermijden.

  • Controleer of de medewerker in de juiste gebruikergroepen staat.

  • Enkel beheerders met correcte toegang kunnen de gebruiker beheren.

  • Gebruik de adres-zoekfunctie om adresfouten te vermijden.

Wanneer deze functie gebruiken? 🔧

  • Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt.

  • Wanneer een bestaande medewerker voor het eerst een badge krijgt.

  • Bij herstructurering waarbij medewerkers in gebruikers- of resourcegroepen moeten worden ondergebracht.

  • Wanneer de mobiliteitsdag of woon/werkverkeer moet worden berekend via IntelliTracer.