Hoe configureer ik een werf in CIAW?

1. Een nieuwe werf toevoegen

Ga naar: CIAW > Configuratie > Werven

Klik bovenaan op "Toevoegen".
Voer de werfcode in (het werknummer dat door de RSZ aan de werf is toegekend).
Klik op "Valideren".
- De gegevens van de RSZ (adres, opdrachtgever, type en ondernemingsnummer) worden automatisch opgehaald en ingevuld op de pagina Eigenschappen.

2. Eigenschappen instellen

Code

Afhankelijk van de gebruikte registratiemethode, krijgt de werf een specifieke code:

Intellitech klavier: De (gedeeltelijke) code die gebruikers invoeren bij aankomst.
Prikklok (QR - Datafox): De code die in de prikklokconfiguratie wordt gebruikt.
IVR/SMS: De code die gebruikers invoeren om de werf te identificeren.
Meerdere codes? Scheid ze met een ";".

Koppeling met nuttige plaats (Link)

Koppel hier de nuttige plaats aan de werf indien je met badgelezers werkt.

Notities

De RSZ kent geen naam toe aan een werf.
Je kunt hier een interne naam of andere cruciale informatie toevoegen.
Dit vergemakkelijkt zoekacties in de werf- en registratielijsten.

Einddatum

Vul de einddatum van de werf in zoals aangegeven in de werkmelding.
Indien de einddatum bereikt is, kunnen meldingen worden gegenereerd:
- Registraties op een verlopen werf worden rood gemarkeerd in het Registratie overzicht.
- De werf verschijnt in het CIAW vervaldatums-rapport.
- Dit waarschuwt je om, indien nodig, een verlenging te configureren.

Meldingsplichtig

Uitgevinkt → Registraties worden niet doorgestuurd naar de RSZ.
In de lijst van registraties verschijnt dan de melding: Niet meldingsplichtige registratie.

Afgesloten werven

Afgesloten werven worden standaard verborgen in de werflijst.
Wil je ze toch bekijken? Gebruik de filter boven de lijst:
- Afgesloten → Enkel afgesloten werven tonen.
- Alles → Zowel actieve als afgesloten werven tonen.

3. Feedbackinstellingen

Op de pagina Feedback stel je in welke meldingen per e-mail en sms verstuurd moeten worden.

Contact & Feedback Instellingen

E-mail: Voer één of meerdere e-mailadressen in van de werfverantwoordelijke(n).
GSM: Voer het telefoonnummer in (+32400111111). Houd rekening met sms-kosten.
Meerdere adressen/nummers? Scheid ze met een ";".

Registratie-feedback via e-mail

Inschakelen: Schakel meldingen aan/uit.
Feedback bij iedere registratie naar RSZ: Ontvang een e-mail bij elke (succesvolle of mislukte) registratie.

Mogelijke foutmeldingen bij registratie

Ongeldige persoon → De gebruiker is niet correct geconfigureerd.
Niet goedgekeurd → De registratie wacht op goedkeuring.
Verworpen → De registratie is afgekeurd.
Fout → RSZ retourneert een fout (bijv. ongeldig limosanummer of datum).
Ongeldig btw-nummer → Het btw-nummer heeft een verkeerd formaat.
Persoon inactief → De gebruiker is niet langer actief.
Ongeldige code → De ingevoerde code bestaat niet.
BTW-nummer niet gemeld → Het btw-nummer is niet correct geregistreerd voor deze werf.
Einddatum bereikt → De werf is verlopen, maar er is nog een registratie gedaan.

Registratie-feedback via SMS

Bevat dezelfde meldingen als de e-mailnotificaties.

4. Gemelde btw-nummers beheren

Op de pagina Gemelde btw’s kun je de btw-nummers toevoegen die automatisch mogen registreren op de werf.

Btw-nummers die niet in deze lijst staan, komen in de wachtbuffer terecht.
Dit voorkomt dat niet-gemelde btw-nummers zich zomaar registreren (cfr. 30bis-wetgeving).
Dit werkt alleen als de optie "Gebruik buffer gemelde btw’s" in de configuratie is ingeschakeld.

5. Opslaan en activeren

Klik op "Opslaan" om de werfconfiguratie te bewaren. De werf is nu correct ingesteld en klaar voor gebruik! 🚧✅