Hoe configureer ik een werf in CIAW?

Stap 1: Een nieuwe werf toevoegen ➕

Ga naar:
CIAW > Configuratie > Werven

• Klik bovenaan op Toevoegen

• Voer de werfcode in
  👉 Dit is het werknummer dat door de RSZ aan de werf werd toegekend

• Klik op Valideren

✔️ De RSZ-gegevens (adres, opdrachtgever, type en ondernemingsnummer) worden automatisch opgehaald en ingevuld op de pagina Eigenschappen.

Stap 2: Eigenschappen van de werf instellen 🏗️

Code

Afhankelijk van de gebruikte registratiemethode krijgt de werf een specifieke code:

• Intellitech klavier

  • (Gedeeltelijke) code die gebruikers ingeven bij aankomst

• Prikklok (QR – Datafox)

  • Code gebruikt in de prikklokconfiguratie

• IVR / SMS

  • Code die gebruikers ingeven om de werf te identificeren

👉 Gebruik je meerdere codes? Scheid deze met een “;”.

Koppeling met nuttige plaats 🔗

• Koppel hier een nuttige plaats aan de werf

• Enkel nodig indien je werkt met badgelezers

Notities 📝

• De RSZ kent geen naam toe aan een werf

• Voeg hier:

  • Een interne naam

  • Of andere cruciale info toe

👉 Dit vergemakkelijkt zoekacties in werf- en registratielijsten.

Einddatum 📅

• Vul de einddatum in zoals vermeld in de werkmelding

• Wanneer de einddatum is bereikt:

  • Registraties op een verlopen werf worden rood gemarkeerd

  • De werf verschijnt in het CIAW vervaldatums-rapport

⚠️ Dit waarschuwt je om indien nodig een verlenging te configureren.

Meldingsplichtig ❗

• Uitgevinkt

  • Registraties worden niet doorgestuurd naar de RSZ

  • In het overzicht verschijnt: Niet meldingsplichtige registratie

Afgesloten werven 🔒

• Afgesloten werven zijn standaard verborgen

• Gebruik de filter boven de lijst:

  • Afgesloten → Enkel afgesloten werven

  • Alles → Actieve + afgesloten werven

Stap 3: Feedbackinstellingen configureren 📧📱

Ga naar de pagina Feedback.

Contact- & feedbackinstellingen

• E-mail

  • Eén of meerdere e-mailadressen van werfverantwoordelijke(n)

• GSM

  • Nummer in formaat +32400111111

  • Hou rekening met sms-kosten

👉 Meerdere adressen/werven of nummers scheiden met “;”.

Registratie-feedback via e-mail ✔️

• Feedback in-/uitschakelen

• Optie Feedback bij iedere registratie naar RSZ

  • Ontvang e-mail bij succesvolle én mislukte registraties

Mogelijke foutmeldingen:

• Ongeldige persoon

• Niet goedgekeurd

• Verworpen

• Fout (bv. ongeldig limosanummer of datum)

• Ongeldig btw-nummer

• Persoon inactief

• Ongeldige code

• BTW-nummer niet gemeld

• Einddatum bereikt

Registratie-feedback via SMS 📲

• Bevat dezelfde meldingen als e-mail

• Geschikt voor snelle waarschuwingen

Stap 4: Gemelde btw-nummers beheren 🧾

Ga naar de pagina Gemelde btw’s.

• Voeg de btw-nummers toe die automatisch mogen registreren

• Btw-nummers die niet in de lijst staan:

  • Komen in de wachtbuffer terecht

✔️ Dit voorkomt ongewenste registraties (cfr. 30bis-wetgeving).

⚠️ Deze functie werkt enkel als:

• “Gebruik buffer gemelde btw’s” is ingeschakeld in de configuratie

Stap 5: Opslaan en activeren ✅

• Klik op Opslaan

• De werf is nu:

  • Correct geconfigureerd

  • Klaar voor CIAW-registraties 🚧

Belangrijke aandachtspunten ❗

• Werfcode moet exact overeenkomen met RSZ-gegevens

• Einddatum tijdig opvolgen om fouten te vermijden

• Feedbackinstellingen helpen bij snelle foutdetectie

• Btw-buffer is essentieel voor wettelijke conformiteit

SEO-samenvatting 🔎

In CIAW configureer je een werf via CIAW > Configuratie > Werven. Je valideert de werfcode bij de RSZ, stelt codes, einddatum, feedback en btw-nummers in en activeert zo een correcte Check In At Work-registratie.